Deze week volgden we een masterclass met als titel: Meer aandacht voor aandacht. Deze masterclass werd georganiseerd door Isabel De Clercq van de School for Focus. Hierbij kwamen verschillende sprekers aan het woord dewelke de inspiratie vormden voor dit artikel.

Een kenniswerker zijn hoofdtaak is op zoek gaan naar een oplossing die meerwaarde biedt voor het bedrijf waarvoor hij/zij werkt. Een kenniswerker zijn belangrijkste eigenschap is het vermogen zich te concentreren. Concentratie of focus op een probleem waarbij alle externe factoren worden uitgeschakeld, geven diepgang en vaak goede oplossingen. Focus zorgt dus voor effectieve en efficiënte oplossingen voor de organisatie.

Een bedrijf bestaat uit meerdere kenniswerkers met elk hun specialisatie. Vaak werken zij, in team, aan een oplossing op grote schaal voor het bedrijf. Elke kenniswerker vult dus verschillende facetten van de oplossing in om meerwaarde te creëren. Om deze facetten aan elkaar te 'breien' is er communicatie nodig. Deze communicatie is waar het vaak misloopt en waar dit artikel meer inzicht probeert te geven hoe dit in goede banen te leiden.

Als eerste is het belangrijk een veilige en prikkelarme omgeving te creëren voor de kenniswerker. studiebureau Jonckheere  onder leiding van Koen Jonckheere pakt dit aan door alle communicatie van externen te centraliseren via 1 mail adres. Twee maal per dag verdelen zij deze mail en zo voorkomen ze werknemers te storen tijdens hun bibliotheek uren(lees: focus momenten). Deze bibliotheek uren zijn uren van pure focus waarbij zij hun uitdagingen vorm geven. Intern blijven zij wel steeds in touch met elkaar en dringende zaken worden via telefoon behandeld. Deze aanpak zorgt voor rust en structuur wat voor kenniswerkers essentiëel is.

Vervolgens is het ook belangrijk de kenniswerker te beoordelen op zijn output. Output-based management is nog geen algemeen gegeven volgens Axel Smits van PwC Belgium. Hijzelf past dit reeds toe en het stelt hem ook in staat te bepalen hoeveel capaciteit zijn werknemers nog hebben om bepaalde zaken te behandelen. Output-based management stelt je dus in staat een beeld te vormen van het effectieve vermogen van de organisatie en of deze nog ruimte heeft voor extra taken. Kenniswerkers op output beoordelen, laat toe hun dag zelf in te delen want niet iedereen past dezelfde schoen.

Naast focus voor de kenniswerker, is er ook nood aan verbinding en feedback. Deze topics werden geraakt door Ben Ostrowski PhD (Atlassian) & Sumeet Gayathri Moghe (Thoughtworks). Uit hun betoog werd duidelijk dat veel kenniswerkers beter varen bij goede feedback en connectie met elkaar. De valkuil hierbij is wel het over-communiceren waarbij mensen afhaken omdat het gewoonweg te veel is. Relaties opbouwen tussen kenniswerkers is van belang voor success en meerwaarde creatie.

Het communiceren met elkaar vergt inspanning, niet iedereen communiceert op dezelfde manier. Een oplossing hiervoor is de communicatiekaart. Deze kaart gebruikt Joke Van Hamme, CEO 3Sign, openlijk binnen de bedrijfscultuur. Het stelt haar in staat duidelijk te zijn over hoe ze wil dat men met haar omgaat en borgt open en eerlijke communicatie. Iedereen binnen het bedrijf kan de communicatiekaart van elkaar raadplegen en zich dus aanpassen om het vlot te laten verlopen. Het aanpassen van je communicatie aan de persoon in kwestie heeft dus positieve gevolgen voor de relatie met je mede-kenniswerkers.

Als leidinggevende is het niet altijd gemakkelijk om het vooropgestelde doel voor ogen te houden, zo getuigde Christophe Horman van Engie. Hij werkt met verschillende teams samen op basis van Agile principes om zaken voor elkaar te krijgen. Zelf gaf hij aan dat het soms moeilijk is om hoofd- en bijzaak te scheiden. Het gebruiken van een steekkaart met zijn persoonlijke doelstellingen stelt hem in staat koers te houden. Het koershouden van leidinggevenden stelt de organisatie in staat de juiste keuzes te blijven maken en de middelen hiervoor vrij te houden.

Als laatste en zeker niet het minste is de psychologische veiligheid van kenniswerkers een onderschatte troef. Het creëren van een veilige omgeving waarbij mensen de ruimte krijgen om hun ideeën te delen, waar ze dit anders niet durven te doen, zorgt voor nieuwe inzichten die van meerwaarde zijn voor het bedrijf. Deze aanpak werd uit de doeken gedaan door Mauro Catozzi van Proximus. Hij getuigde over zijn aanpak omtrent het vergaderen: Vergaderen is een synchrone vorm van communicatie die best wordt voorbereid. Het voorbereiden van synchrone communicatie zorgt voor doeltreffende vergaderingen die de kenniswerkers tijdbesparen en hen meer ruimte geven om verder vorm te geven aan hun uitdagingen.

To sync or not to sync, that is the question luidde de titel van dit artikel. Het communiceren voor kenniswerkers brengt vele uitdagingen met zich mee doordat de kenniswerker het beste presteert wanneer hij/zij volledig in focus is. Het beperken en goed voorbereiden van synchrone communicatie is noodzakelijk voor de kenniswerker. De organisatie heeft er dus alle baat bij duidelijk af te spreken wanneer zij synchroon en asynchroon communiceren en de middelen hiervoor beschikbaar te stellen.

(Indien je nog niet weet wat synchrone of asynchrone communicatie is, volg dan gauw een masterclass van Isabel)